1-Projenin Ulusal Ajans tarafından kabul edildiğine dair Ulusal Ajans'tan gelen Onay Yazısı.

2-Yurt dışında geçirilecek zaman içerisinde yapılacak olan faaliyetlerin ilgili okul/kurum müdürünün adı/ soyadı, mühür/ imzalı olacak şekilde İngilizce ve Türkçe Programı. (Tercümede okul/kurumun müdürünün imzası, mührü, tarih ve çevirinin İngilizce Öğretmeni tarafından yapılarak, çevirenin adı, soyadı ve imzası olacak şekilde düzenlenmesi.)

 3-Yurt dışındaki okul/kurumdan gelen antetli kâğıtta, imzalı, mühürlü Davet Mektubu (invitation letter) ve Tercümesi. (Tercümede okul/kurumun müdürünün adı/ soyadı imzası, mührü, tarih ve çevirinin İngilizce Öğretmeni tarafından yapılarak, çevirenin adı/ soyadı ve imzası olacak şekilde düzenlenmesi. Davetiyede yurt dışı kurumun adı, adresi, telefonu v.b bilgiler yer almalıdır. Ayrıca davetiyede hareketliliğe katılacak kişilerin adı soyadı, gidiş-dönüş tarihi ve gidilecek yerin adı geçmelidir.)

4- "Yurtdışı ortak uygunluk formu" doldurulup gönderilmelidir.  Form için Örnek Ek-1

5- Yurt dışına götürülen öğrencilere refakat eden kişilerin gözetiminde olduğunu gösteren bir döküman hazırlanmalıdır. Hareketliliğe katılan tüm öğretmenlerin imzası, okul müdürünün imzası, mührü ve tarih olmalıdır. Örnek Ek-2

6- DYS üzerinden okul müdürlüğü tarafından başlatılmış resmi yazı. Hareketliliğe katılacakların bilgilerinin yer aldığı tablonun DYS üzerindeki şablonda hazırlanması tavsiye edilir. (EK olarak hazırlanan listeleri bazen Nüfus Müdürlüğü kabul etmeyebiliyor)

7-Yurt dışında geçirilecek zaman içerisinde yapılacak olan faaliyetlerin ilgili okul/kurum müdürünün adı/ soyadı, mühür/ imzalı olacak şekilde İngilizce ve Türkçe Programı. (Tercümede okul/kurumun müdürünün imzası, mührü, tarih ve çevirinin İngilizce Öğretmeni tarafından yapılarak, çevirenin adı, soyadı ve imzası olacak şekilde düzenlenecektir.) Örnek Ek-3

 

NOT-1 Valilik Oluru alınmasını takiben proje toplantısına katılan öğretmen ve öğrencilerin bilgilerinin yer aldığı tablo hazırlanmalıdır. Listede okul müdürünün imzası, mührü ve tarihi olmalıdır. Örnek Ek-4

NOT-2 Yurt dışına gidecek öğrenciler için hizmet pasaportu çıkartılacaksa: İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğünde öğrencilerin imzası geçersiz sayılacağından velileriyle veya vekâlet verdikleri kişilerin hazır bulunması gerekmektedir. Reşit olmayan öğrenciler için İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü MUVAFAKAT istemektedir. Öğrenci anne ve babası ile gidilmesi durumunda noterden herhangi bir muvakatname alınmasına gerek yoktur.

 

NOT-3 Eğer pasaport işlemi için çocuklar velileri ile gitmeyecek ise noterden muvakatname alınmalı ve muvakatnamede pasaport işlemleri için öğrenci ile birlikte gidecek öğretmenin vekil tayin edildiği belirtilmesi gerekmektedir. Öğrenci velisi boşanmış ise öğrencinin velayeti kimin üzerine ise, o kişi muvafakat verecek olup konuya ilişkin mahkeme kararının bir örneği gereklidir.

 

NOT-4 Öğrencilerin Hizmet Damgalı Pasaport formu; Müdürlüğümüz Strateji Geliştirme Hizmetleri (AR-GE) Biriminde, Öğretmenlerin Hizmet Damgalı Pasaport formu; Müdürlüğümüz Özlük Bürosu Pasaport Biriminde ve Özel Okullarda görevli öğretmenler ile öğrencilerin Hizmet Damgalı Pasaport formları ise; Müdürlüğümüz Özel Öğretim Kurumları Hizmet Biriminde düzenlenmektedir.

 

NOT-5 Evrakların; Müdürlüğümüze Döküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden, onay durumu da göz önüne alınarak okul/kurum müdürlükleri tarafından yurt dışına çıkılacak tarihten en az 15gün önce ilçe/ il Millî Eğitim Müdürlüklerine gönderilmesi. (Bu doğrultuda herhangi bir mağduriyet yaşanmaması için "Valilik Oluru" alınmadan biletleme işlemlerinin yapılmaması gerekmektedir)

 

NOT-6 Yurt dışına çıkış yapılmadan önce hareketliğe dahil olacak idarecilerin, öğretmenlerin, öğrencilerin ve diğer katılımcıların gerekli tedbirleri almaları gerekmektedir.

 

Proje kapsamında gerçekleştirilecek olan hareketlilik faaliyetleri öncesinde, Müdürlüğümüz tarafından Bakanlığımız Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğüne gönderilmek üzere;

            1- Katılımcıların tümü Yeşil Pasaportlu olması durumunda (hizmet damgalı pasaport başvurusunda bulunulmayacak ise) yapılacak işlem; Ek-5' teki bilgi formu, okul/ kurum müdürünün imzası, mührü olacak şekilde doldurulup, yurt dışı izin evraklarına eklenerek gönderilmesi,

            2- Yurt dışı hareketliliğine dahil olacak katılımcıların Hizmet Damgalı Pasaport başvurusunda bulunacaklar ise: Müdürlüğümüz tarafından alınan Valilik Oluruna istinaden, hareketliliğe katılacakların Hizmet Damgalı Pasaportlarını teslim aldıktan sonra Ek-5' teki bilgi formu, okul/ kurum müdürünün imzası, mührü olacak şekilde doldurulup, Müdürlüğümüz Strateji Geliştirme Hizmetleri (AR-GE) Birimine gönderilmesi gerekmektedir.

Herhangi bir mağduriyetin yaşanmaması için; yukarıda bahsi geçen hususlara titizlikle riayet edilmesi gerekmektedir.